Clientenonderzoek en meldingsplicht in het notariaat
De notaris is verplicht ongebruikelijke transacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financieren van terrorisme te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties, officieel FIU-Nederland genaamd. Dit op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). Ook als het gaat om een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd. De WWFT geldt voor bijna het gehele werkterrein van de notaris, behalve het familie- en erfrecht.
Clientenonderzoek
Op grond van de Notariswet moeten alle clienten die een transactie door de notaris willen laten uitvoeren hun identiteit door de notaris laten vaststellen en laten verifieren met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs. De mate van het risico dat een bepaalde client of transactie meebrengt, is bepalend voor de omvang van het onderzoek dat de notaris op grond van de WWFT verplicht is te doen. Verscherpt onderzoek is bijvoorbeeld verplicht voor clienten die een politiek prominente functie bekieden (PEP’s) en voor clienten die in een staat wonen die door de Europese Commissie is aangewezen als een staat met een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme, of in geval van een transactie die gerelateerd is aan een dergelijke staat.
Identiteit client
Onderdanen van de EU/EER-landen en Zwitserland kunnen hun identiteit laten verifieren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort, een geldige Nederlandse identiteitskaart met pasfoto of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont. Andere personen kunnen hun identiteit laten verifieren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument. Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroeps-beoefenaar worden gedaan.
UBO’s van rechtspersonen
De identiteit van een rechtspersoon, zoals by, nv of stichting kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25 procent in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin op andere wijze feitelijke zeggenschap hebben, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten verifieren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd oftewel ultimate beneficial owners. De notaris kan verplicht zijn op grond van de WWFT nader onderzoek te doen.
Meldingsplicht
Wij accepteren bij voorkeur geen contante betalingen, contante betalingen worden slechts geaccepteerd tot een maximum van € 2.500,- Notarissen mogen op basis van hun beroepsregels geen contante bedragen aannemen of uitbetalen van € 2.500,- of meer. Op grond van de WWFT geldt voor de notaris bovendien de verplichting contante betalingen te melden bij de FIUNederland. Deze meldingsplichtgeldt voor voor contante betalingen van € 2.500,- of meer, aan of door de notaris. Deze meldingsplicht geldt ook als de client de contanten op een rekening van de notaris stort of als de notaris op verzoek van een client € 2.500,- of meer in contanten uitbetaalt of laat uitbetalen door de bank. Door de client voorgenomen contante betalingen van € 2.500,- of meer die niet worden uitgevoerd, moeten ook gemeld worden. De notaris heeft geen meldingsplicht als eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een orienterende bespreking ter sprake komen. Clienten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt. In dat geval is de notaris verplicht eventuele ongebruikelijke transacties als in de wet bedoeld bij de FIU-Nederland te melden. De notaris mag volgens de wet zijn client niet van een melding op de hoogte brengen.
Bron Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie